Pratik İşlem Ödeme ve Elektronik Para A.Ş. Project Manager Murat Akköse, Fintechtime Şubat sayısı için yazdı “Şirketinizin DNA’sına Uygun Proje Yönetimi”.

“Şirketinizin DNA’sına uyan yöntemi bulmalısınız. Düşünsenize, bazı şirketler tam bir Formula 1 arabası gibidir; hızlı ve çevik olmalıdır.  Bazıları ise yük gemisi gibidir; yavaş ama güvenli ilerler. Kimi şirketler de tıpkı bir İsviçre çakısı gibi her duruma uyum sağlamalıdır.”

 

“Şirketinizin DNA’sına Uygun Proje Yönetimi”

Gelin bugün proje yönetimi üzerine keyifli bir sohbet edelim! İsterseniz önce günlük hayatımızdan tanıdık bir örnekle başlayalım: Yemek yapmayı düşünün. Her birimizin mutfakta farklı bir tarzı vardır, değil mi? Kimimiz tüm malzemeleri önceden hazırlayıp tarifte yazan her adımı harfi harfine takip ederiz. Kimimiz ise mutfakta daha özgürce hareket eder, malzemeleri pişirirken hazırlar, damak tadımıza göre tarifle oynarız. İkisi de ortaya harika yemekler çıkartır, ama bambaşka yöntemlerle.

İşte iş dünyasındaki proje yönetimi de aynen böyle! Hadi gelin, önce iş dünyasında sıkça tercih edilen yöntemlere birlikte göz atalım:

 

Proje Yönetiminde Temel Yöntemler:

  • Şelale Yöntemi (Waterfall):

Bir şelale nasıl yukarıdan aşağıya doğru akarsa, bu yöntem de öyle çalışır. Önce her şey planlanır, sonra adım adım ilerlenir. Bir bina yapılırken önce temel atılır; sonra duvarlar örülür ve en sonunda çatı yapılır. İşte tam da öyle! Her adım bir önceki bitmeden başlamaz. Bu yöntem, özellikle büyük ve karmaşık projelerde tam bir can kurtarıcıdır.

  • Çevik Yöntem (Agile):

Bu yaklaşım çok daha esnek bir yapıya sahiptir! Projeyi küçük parçalara böler ve değişime her zaman hazırdır. Şöyle düşünün: Bir mobil uygulama yapıyorsunuz. Önce temel özellikleri geliştirip kullanıcılara ‘Nasıl olmuş?’ diye soruyorsunuz. Onlardan gelen her fikri değerlendirip uygulamayı ona göre geliştiriyorsunuz. Her 2-4 haftada bir yeni özellikler ekleyip “Şimdi nasıl oldu?” diye tekrar soruyorsunuz. Bu yöntem özellikle teknoloji dünyasında tam bir yıldız!

  • Yalın Yöntem (Lean):

Bu yöntemin mottosu “Az çoktur!” Tıpkı dolabınızı düzenlerken yaptığınız gibi, gereksiz her şeyi ayıklayıp sadece gerçekten işe yarayana odaklanırsınız. Kaynakları akıllıca kullanıp sürekli daha iyisini hedeflersiniz. Üretim süreçlerinde ve maliyetlerin önemli olduğu projelerde bu yöntem tam bir hazine!

  • Kanban:

Bu yöntem görsel sevenlerin gözdesi! Tüm işleri “Yapılacak”, “Devam Eden” ve “Tamamlanan” gibi bölümlere ayırıp bir pano üzerinde takip edersiniz. Sürekli akışın önemli olduğu işlerde bu yöntem tam bir kurtarıcı melek!

  • Karma Yöntem (Hybrid):

Bu yöntem gerçek bir uyum ustasıdır! Farklı yöntemlerin en iyi yanlarını bir araya getirir. Her projenin kendine has ihtiyaçlarına göre şekil alabilir. Farklı bölümlerin birlikte çalıştığı projelerde bu esneklik tam da ihtiyacınız olan şey olabilir.

 

Peki, her yöntem her şirkete uyar mı?

Kesinlikle hayır! Bu durum aynen ayakkabı gibidir; herkesin ayağına uyan tek bir model yoktur. Bakın size gerçek hayattan birkaç ilginç örnek vereyim…

Geçenlerde bir arkadaşım anlattı: Çalıştığı teknoloji şirketinde her şey fazla katıydı. “Önce planla, sonra uygula” diye ısrar ediyorlardı. Ama müşteriler sürekli fikir değiştiriyor, yeni özellikler istiyor, “Şöyle olsa daha iyi olmaz mı?” diye soruyorlardı. Sonunda şirket bu katı yapıyı değiştirip Çevik yönteme geçmiş. Şimdi işleri küçük adımlara bölüp, her adımda müşterilerinin fikirlerini soruyorlarmış. Bu değişim sonrasında proje teslimatları hızlanmış, müşteri geri bildirimleri çok daha olumlu hale gelmiş ve ekip içindeki stres yerini yaratıcı bir çalışma ortamına bırakmış. Şirket, bu deneyimden sonra diğer departmanlarında da benzer bir dönüşüm için çalışmalara başlamış.

Şimdi bir de havayolu şirketinin yazılım ekibini düşünün. Burada durum çok farklı! Uçuş sistemlerinde en ufak bir hata bile koca bir karmaşaya yol açabilir. Bu yüzden her adımı önceden planlamak, defalarca test etmek zorundalar. Onlar için Şelale yöntemi bir tercih değil, resmen bir zorunluluk!

Ya da gelin bir e-ticaret sitesine bakalım: Black Friday günü gelip çattığında, sitenin sorunsuz çalışması, depodan siparişlerin hızla çıkması ve müşteri hizmetlerinin tüm sorulara zamanında yanıt vermesi gerekecektir. Böyle karmaşık bir yapıda tek bir yönteme bağlı kalmak imkansızdır. Bu yüzden her birim, kendi yapısına en uygun yöntemi kullanacaktır: Website geliştirme ekibi sürekli yenilik ve değişime açık olduğu için Çevik yöntemi benimseyecektir, depo yönetimi israfı önlemek ve verimliliği artırmak için Yalın yöntemi uygulayacaktır. Müşteri hizmetleri ekibi ise yoğun talepleri düzenli bir şekilde yönetebilmek için işlerini Kanban panosuyla takip edecektir.

 

Bu noktada başarıya ulaşmanın yolu açılıyor:

Şirketinizin DNA’sına uyan yöntemi bulmalısınız. Düşünsenize, bazı şirketler tam bir Formula 1 arabası gibidir; hızlı ve çevik olmalıdır.  Bazıları ise yük gemisi gibidir; yavaş ama güvenli ilerler. Kimi şirketler de tıpkı bir İsviçre çakısı gibi her duruma uyum sağlamalıdır.

Mesela bir bankayı ele alalım. Ana bankacılık sistemlerinde yapılacak en ufak bir hata, milyonlarca insanın hayatını etkileyebilir. Ama aynı bankanın mobil uygulamasında yeni özellikler deneyebilir, müşteri geri bildirimlerine göre değişiklikler yapabilir. Yani aynı çatı altında farklı yöntemler bir arada yaşayabilir!

 

Ne yapmalı?

İşe yaramayan bir yöntemde ısrar etmek, ayağınızı sıkan bir ayakkabıyı giymeye devam etmek gibidir; sadece canınızı yakar! Önce şirketinizi iyi tanıyın, farklı yöntemleri küçük projelerde deneyin ve çalışanlarınızın fikirlerini alın. Hatta bazen yöntemleri bir araya getirip kendinize özel bir tarif bile geliştirebilirsiniz.

Başarının sırrı doğru yöntemi seçmekte değil, size en uygun yöntemi bulmakta ve gerektiğinde değiştirebilme cesaretini göstermekte! “Bu yöntem bize nefes aldırıyor mu, yoksa bizi zorluyor mu?” sorusunu kendinize sorun. İşte cevabınız orada saklı…