İzometri’nin geliştirdiği İzOnay, banka talimatlarının onay, imza, bankaya iletim ve arşivleme süreçlerini tek dijital akışta bir araya getiriyor.
Banka talimatının hazırlanması, yetkililer tarafından imzalanması ve bankaya iletilmesi, geleneksel süreçlerde önemli bir operasyon yükü oluşturabiliyor. Çıktısı alınan ve imzalanan talimatların taranarak bankaya gönderilmesinin ardından fiziksel asıllarının da kargo veya kurye yoluyla ulaştırılması gerekebiliyor. Teslimat kontrolü ve arşivleme de sürece eklendiğinde tek bir finansal işlem, günlere yayılan belge takibine dönüşebiliyor.
İzometri tarafından geliştirilen İzOnay, kurumların mevcut sistemleriyle entegre çalışarak bu adımları dijital ortamda bir araya getiriyor. Kullanıcılar mevcut imza ve onay akışlarını değiştirmeden süreçlerini mobil ortamdan da sürdürebiliyor.
Banka talimatının onaylanması, imzalanması ve ilgili bankaya iletilmesi aynı akış içerisinde gerçekleştirilebiliyor. Platform, fiziksel evrak dolaşımına bağlı bekleme ve takip ihtiyacının azaltılmasını amaçlıyor.
Fintechtime’da banka talimatlarının elektronik imza ve dijital iş akışlarıyla yönetilmesine ilişkin örnekler daha önce de gündeme gelmişti. İnci Holding, ödeme ve nakit yönetimi işlemlerinde elektronik imza kullanmaya başlayarak onaylanan işlem talimatlarını bankalara elektronik ortam üzerinden iletmeye geçmişti.
Ayda 2.500’ün Üzerinde Talimat Tek Noktadan Takip Edilebiliyor
İzometri’nin paylaştığı kullanım verilerine göre İzOnay kullanan büyük ölçekli bir kurumda yalnızca banka talimatlarının aylık hacmi 2.500 belgenin üzerine çıkabiliyor.
Finans ekibinin yanı sıra en az üç onaycı veya imzacının dahil olduğu bu tür akışlarda her belgenin doğru kişilere ulaştırılması, imzaların tamamlanması ve talimatların bankalara gönderilmesi gerekiyor.
Islak imza kullanılan süreçlerde bir belgenin veya işlemin hangi aşamada beklediğini öğrenebilmek için günde ortalama 5 ila 7 e-posta ya da telefon görüşmesi yapılması gerekebiliyor. İzometri’nin verilerine göre belge durumunun platform üzerinden izlenebilmesi, bu amaçla yürütülen iletişime duyulan ihtiyacı yüzde 95 azaltıyor.
Kurumlar İzOnay üzerinden sıralı veya paralel onay akışları oluşturabiliyor; bekleyen, onaylanan, tamamlanan ve reddedilen işlemleri tek noktadan takip edebiliyor.
Mevcut Sistemlerle Entegre Çalışıyor
Kurumların kendi sistemlerinde hazırladığı banka talimatları, SFTP ve benzeri entegrasyonlarla İzOnay’daki ilgili onay ve imza akışına otomatik olarak aktarılabiliyor.
İzOnay’ın mobil uygulaması üzerinden imza ve onay yetkilileri farklı lokasyonlardan belgeleri görüntüleyerek elektronik imza veya mobil imza kullanabiliyor. Böylece süreç, yetkililerin fiziksel olarak aynı ortamda bulunmasına gerek kalmadan ilerleyebiliyor.
İzometri’nin 30’dan fazla banka entegrasyonu da tamamlanan talimatların ilgili bankalara iletilmesini destekliyor.
İmzalanan belgeler kurumların ilgili uygulamalarına, dosya dizinlerine, e-posta veya Kayıtlı Elektronik Posta adreslerine aktarılabiliyor. Dijital arşiv ve raporlama araçları üzerinden geçmiş işlemlere farklı parametrelerle erişilebiliyor.
“Banka talimatları anlık ve hızlı yürütülmesi gereken işlemlerdir”
İzometri Kurucu CEO’su Esen Uğur Çelebi, süreçlerin bütününe odaklandıklarını belirterek şunları söyledi: “Banka talimatları, anlık ve hızlı yürütülmesi gereken işlemlerdir. Finans ekibinin hazırladığı bir talimatın imzalanması, bankaya iletilmesi ve gerektiğinde erişilebilir olması aynı sürecin birbirini tamamlayan adımlarıdır. Onay ve imza yetkililerinin talimatın hangi aşamada olduğunu tek yerden, anlık olarak görebilmesi; hızlı işlem gerektiren bu süreçlerde kritik önem taşıyor. Bu adımlar farklı kanallarda yürüdüğünde çalışanlar belgeyi ilerletmek için tekrar tekrar devreye girmek zorunda kalıyor.”
Toplu Ödemeler de Aynı Akışa Dahil Edilebiliyor
İzOnay, tekil banka talimatlarının yanı sıra toplu ödeme süreçlerinin de dijital iş akışına alınmasını sağlıyor.
Örneğin çok sayıda mağazası ve tedarikçisi bulunan şirketlerde maaş ve toplu tedarikçi ödemelerine ilişkin dosyalar, bankanın talep ettiği formata dönüştürülerek onay ve imza sürecine aktarılabiliyor. İmzalanan dosyalar entegrasyon üzerinden ilgili bankaya iletilebiliyor.
Dosya dizi işlemleri ve MT940 hesap hareketi dosyaları da banka ile kurum arasındaki entegre belge ve veri akışının diğer kullanım alanları arasında bulunuyor.
Fiziksel Evrak Maliyetini de Azaltmayı Hedefliyor
Banka talimatlarının onay, imza ve bankaya iletim süreçlerinin dijital ortama taşınması fiziksel evrak gönderimi ihtiyacını da azaltabiliyor.
İzometri’nin İstanbul içi gönderi başına 300 TL maliyet üzerinden hazırladığı örnek senaryoda, ayda 50 fiziksel gönderinin maliyeti 15 bin TL’ye, 100 gönderinin maliyeti ise 30 bin TL’ye ulaşıyor. Aynı hesaplamaya göre yılda 1.200 fiziksel gönderinin yalnızca kargo maliyeti 360 bin TL olabiliyor.
Şirket, kargo giderlerinin yanı sıra kağıt, baskı, arşivleme ve çalışanların evrak takibine ayırdığı zamanın da fiziksel belge süreçlerinin toplam operasyon maliyetini artırdığına dikkat çekiyor.